Cách bật gợi ý email người dùng trong Google Workspace khi chia sẻ dữ liệu
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace để làm việc và chia sẻ dữ liệu nội bộ, tính năng gợi ý email người dùng là một thiết lập rất hữu ích mà quản trị viên nên bật.
Thay vì phải nhớ chính xác địa chỉ email của từng đồng nghiệp, người dùng chỉ cần nhập một phần tên, họ tên hoặc username. Google Workspace sẽ tự động gợi ý các tài khoản phù hợp để bạn lựa chọn.
Nhờ đó, việc chia sẻ tài liệu, thư mục và dữ liệu trong doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
Tính năng gợi ý email người dùng trong Google Workspace là gì?
Tính năng này cho phép Google Workspace hiển thị danh sách tài khoản phù hợp khi người dùng nhập một phần tên hoặc username trong quá trình chia sẻ dữ liệu.
Ví dụ, khi bạn muốn chia sẻ một tài liệu cho đồng nghiệp nhưng không nhớ chính xác địa chỉ email, chỉ cần nhập một phần tên của người đó. Google Workspace sẽ hiển thị các tài khoản liên quan để bạn lựa chọn.
Đây là một tính năng đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên hoặc thường xuyên phải chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban.
Lợi ích khi bật gợi ý email trong Google Workspace
Chia sẻ dữ liệu nhanh hơn
Người dùng không cần phải nhớ chính xác toàn bộ địa chỉ email của đồng nghiệp. Chỉ cần nhập một phần tên hoặc username, hệ thống sẽ gợi ý tài khoản phù hợp.
Hạn chế nhập sai địa chỉ email
Việc chọn tài khoản từ danh sách gợi ý giúp giảm nguy cơ nhập sai địa chỉ email khi chia sẻ tài liệu nội bộ.
Thuận tiện cho doanh nghiệp có nhiều nhân sự
Với những doanh nghiệp có số lượng lớn tài khoản Google Workspace, việc ghi nhớ email của từng người là gần như không thể. Tính năng gợi ý giúp quá trình tìm kiếm đồng nghiệp trở nên đơn giản hơn.
Cải thiện trải nghiệm sử dụng Google Workspace
Người dùng có thể tìm nhanh đúng người cần chia sẻ mà không phải mở danh bạ, tìm email cũ hoặc hỏi lại địa chỉ email của đồng nghiệp.
Hướng dẫn bật gợi ý email username trong Google Workspace
Để bật tính năng này, quản trị viên Google Workspace có thể thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1: Truy cập Cài đặt thư mục
Đăng nhập Google Admin Console bằng tài khoản quản trị và truy cập trực tiếp đường dẫn:
https://admin.google.com/ac/appsettings/986128716205
Sau khi đăng nhập, tại giao diện Cài đặt thư mục, tìm và chọn mục Chia sẻ người liên hệ.
Bước 2: Bật chia sẻ người liên hệ
Tại mục Chia sẻ người liên hệ, thực hiện các thiết lập sau:
- Chọn Bật chia sẻ liên hệ.
- Chọn Hiển thị tất cả địa chỉ email.
- Nhấn Lưu để áp dụng thay đổi.
Như vậy, chỉ với 2 bước đơn giản, quản trị viên đã có thể bật tính năng gợi ý email người dùng trong Google Workspace.
Sau khi bật tính năng, người dùng sẽ sử dụng như thế nào?
Sau khi cấu hình được áp dụng, khi người dùng chia sẻ dữ liệu trong Google Workspace, hệ thống sẽ hỗ trợ gợi ý tài khoản dựa trên tên hoặc username được nhập.
Ví dụ, thay vì phải nhớ chính xác địa chỉ:
nguyenvana@tencongty.com
Người dùng có thể chỉ cần nhập:
Nguyễn Văn A
hoặc một phần username để Google Workspace hiển thị các tài khoản phù hợp.
Khi nào tính năng này đặc biệt hữu ích?
Tính năng gợi ý email rất hữu ích trong các tình huống như:
- Chia sẻ tài liệu trên Google Drive.
- Chia sẻ Google Docs, Google Sheets hoặc Google Slides.
- Chia sẻ thư mục giữa các nhân viên.
- Tìm nhanh đồng nghiệp trong doanh nghiệp.
- Chia sẻ dữ liệu giữa nhiều phòng ban.
- Doanh nghiệp có số lượng lớn tài khoản Google Workspace.
Một vài lưu ý dành cho quản trị viên
Để cấu hình tính năng này, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản quản trị Google Workspace có đủ quyền thay đổi thiết lập hệ thống.
Sau khi bật chia sẻ liên hệ và lưu cấu hình, bạn nên kiểm tra lại bằng một tài khoản người dùng thông thường để đảm bảo tính năng gợi ý hoạt động đúng như mong muốn.
Đối với doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc chính sách bảo mật riêng, quản trị viên cũng nên cân nhắc phạm vi hiển thị thông tin liên hệ sao cho phù hợp với quy định nội bộ.
Tại sao Admin Google Workspace nên bật tính năng này?
Trong môi trường làm việc sử dụng Google Workspace, việc chia sẻ dữ liệu giữa các thành viên diễn ra gần như mỗi ngày.
Nếu người dùng phải ghi nhớ từng địa chỉ email, quá trình làm việc sẽ trở nên chậm và bất tiện, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều nhân sự.
Việc bật tính năng gợi ý email giúp người dùng tìm đúng đồng nghiệp nhanh hơn, giảm thao tác nhập liệu và hạn chế sai sót khi chia sẻ dữ liệu.
Đây là một thiết lập nhỏ nhưng có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm sử dụng Google Workspace trong doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Đường dẫn nhanh để mở Cài đặt thư mục Google Workspace là gì?
Bạn có thể truy cập trực tiếp:
https://admin.google.com/ac/appsettings/986128716205
Cần bật tùy chọn nào để Google Workspace gợi ý email?
Tại mục Chia sẻ người liên hệ, chọn Bật chia sẻ liên hệ và Hiển thị tất cả địa chỉ email, sau đó lưu lại.
Người dùng có cần tự bật tính năng này không?
Không. Đây là thiết lập được quản trị viên cấu hình trong Google Admin Console.
Tính năng này có hữu ích với doanh nghiệp nhỏ không?
Có. Ngay cả khi doanh nghiệp chỉ có vài chục nhân viên, việc tìm đồng nghiệp theo tên thay vì phải nhớ chính xác email vẫn giúp quá trình chia sẻ dữ liệu thuận tiện hơn.
Tổng kết
Bật gợi ý email người dùng trong Google Workspace là một thao tác đơn giản nhưng rất hữu ích đối với doanh nghiệp sử dụng Google Workspace để làm việc và chia sẻ dữ liệu nội bộ.
Chỉ với 2 bước, quản trị viên có thể bật chia sẻ liên hệ và cho phép hiển thị địa chỉ email để người dùng dễ dàng tìm kiếm đồng nghiệp khi chia sẻ tài liệu.
Nếu bạn đang quản trị Google Workspace cho doanh nghiệp, đây là một trong những thiết lập nên kiểm tra và bật để giúp quá trình sử dụng Google Workspace trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
